INFOdoradca+ Informacje o zawodach - Powiatowy Urząd Pracy w Leżajsku


INFOdoradca+ Informacje o zawodach

to materiały zawierające przede wszystkim: opis zawodu, opis kompetencji zawodowych, odniesienie do sytuacji zawodu na rynku pracy i możliwości doskonalenia zawodowego, a także możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Opisy zawodów powstają w ramach projektu „Rozwijanie, uzupełnienie i aktualizacja informacji o zawodach oraz jej upowszechnienie za pomocą nowoczesnych narzędzi komunikacji – INFODORADCA+". Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.4 Modernizacja publicznych i niepublicznych służb zatrudnienia oraz lepsze dostosowanie ich do potrzeb rynku pracy.

Więcej informacji o projekcie na stronie infodoradca.edu.pl
Lista 1000 zawodów opisywanych w projekcie INFODORADCA+

INFOdoradca+ Informacje o zawodach

Stenograf-protokolant

Kod: 334307

2. Opis zawodu

Stenograf-protokolant przygotowuje niezbędne materiały dla uczestników spotkania, nagrywa obrady, a następnie odtwarza ich przebieg przy użyciu urządzeń transkrypcyjnych 10, które umożliwiają przełożenie głosu na zapis tekstowy.

Opis pracy

Stenograf-protokolant w swojej pracy utrwala bieżące wydarzenia (zebrania, spotkania, czynności, podjęte działania) na środkach rejestracji głosu, a następnie odtwarza je w formie pisemnych dokumentów, korzystając z urządzeń transkrypcyjnych.

W zależności od rangi zebrania lub celu, któremu dokument ma służyć, sporządzany jest dokument o różnym stopniu szczegółowości:

  • stenogram – przytoczenie wypowiedzi w dosłownym brzmieniu z uwzględnieniem reakcji zebranych,
  • protokół 7 – streszczenie wypowiedzi.

Protokołowanie lub sporządzanie stenogramu może stanowić jedną z czynności administracyjno-biurowych wykonywanych w miejscu pracy. W związku z tym mogą ją wykonywać różni pracownicy administracyjni lub sekretarze biura zarządu. Zależy to od wielkości jednostki organizacyjnej, specyfiki jej działania oraz rodzaju i szczegółowości dokumentu, który należy sporządzić.

Niezwykle rzadko stosuje się nazwę dwuczłonową, ponieważ nazwa sugeruje, że dana osoba zna stenografię, tymczasem dzisiaj protokolant nie musi znać stenografii, aby sporządzić dokładny stenogram zebrania. Dlatego najczęściej stosuje się nazwę protokolant.

Sposoby wykonywania pracy

Stenograf-protokolant wykonuje prace w relacji człowiek – człowiek i człowiek – maszyna. Jego praca polega m.in. na:

  • przygotowywaniu miejsca do ustawienia sprzętu nagrywającego oraz jego podłączeniu,
  • sprawdzaniu poprawności działania sprzętu nagrywającego,
  • uruchomieniu i kontrolowaniu nagrywania,
  • odsłuchiwaniu nagrania,
  • dokonywaniu zapisu tekstowego zawartości nagrania.

Do obowiązków stenografa-protokolanta może również należeć zwołanie zebrań w określonym składzie i terminie oraz przygotowywanie niezbędnych materiałów (o których już wspominano) wraz z rozesłaniem zawiadomień do zainteresowanych stron.

Ponadto w określonych sytuacjach stenograf-protokolant może sporządzać na bieżąco (bez odsłuchiwania nagrania) stenogram bądź protokół z prowadzonego spotkania.

Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcjach: 3.1. Zadania zawodowe oraz 3.2. Kompetencja zawodowa.

Warunki pracy

Stenograf-protokolant pracuje w pomieszczeniu zamkniętym, sztucznie oświetlonym, często klimatyzowanym. Spotkania, w których uczestniczy stenograf-protokolant w zależności od liczby ich uczestników odbywają się w różnych co do wielkości pomieszczeniach (pokoje biurowe, sale seminaryjne, konferencyjne itp.). Ważne jest, aby pomieszczenia, w których pracuje protokolant, były odpowiednio nagłośnione, umożliwiały słyszalność wypowiedzi wielu uczestników, były odizolowane od dźwięków dochodzących z zewnątrz (np. z ruchu ulicznego, sąsiadujących pomieszczeń).

Protokoły ze spotkań stenograf-protokolant na ogół sporządza poza miejscem spotkania, w pomieszczeniu biurowym (najczęściej pokój kilkuosobowy), wyposażonym w typowe meble i urządzenia związane z pracą biurową.

Praca w zawodzie stenograf-protokolant wykonywana jest najczęściej w pozycji siedzącej, przy użyciu sprzętu nagrywającego.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.1. Możliwości podjęcia pracy w zawodzie.

Wykorzystywane maszyny i narzędzia pracy

Jako podstawowe narzędzia pracy stenograf-protokolant w działalności zawodowej wykorzystuje m.in.:

  • urządzenia nagrywające (np. dyktafon),
  • urządzenia transkrypcyjne (np. cyfrowe urządzenia nagrywające, mikrofon bezprzewodowy)
  • komputer z oprogramowaniem wspomagających wykonywanie prac biurowych, np. sporządzanie protokołów ze spotkań,
  • typowe urządzenia biurowe (np. gilotyna 2, drukarka, faks, kserokopiarka, laminator)
  • artykuły biurowe.

Organizacja pracy

Praca w zawodzie stenograf-protokolant może być zorganizowana w dwojaki sposób, w zależności od tego, czy jest to jego stała praca w tym charakterze, czy też zlecana doraźnie w ramach zakresu czynności:

  • stenograf-protokolant, który wykonuje tę pracę stale, jest zwykle odpowiedzialny za przygotowanie materiałów na zebranie (np. referaty, projekty uchwał itp.),
  • protokolant wykonujący zadania doraźnie powinien mieć wyznaczony harmonogram tych działań.

W dużych korporacjach lub firmach o ruchu ciągłym (np. firmy produkcyjne) pracownik administracyjny, który jest protokolantem, może pracować na dwie zmiany (od 8 do 16 oraz od 10 do 18), ewentualnie są ustalane tzw. dyżury wykraczające poza 8-godzinny dzień pracy (z reguły związane z koniecznością wykonywania pracy w określonych sytuacjach, np. długiej narady lub protokołowania poza siedzibą firmy).

Protokolant powinien używać dobrej klasy sprzętu nagrywającego. Powinien także dysponować informacjami, bez których nie może sporządzić poprawnego protokołu, a tym bardziej stenogramu. Należą do nich:

  • termin, przypuszczalny czas trwania i porządek zebrania,
  • lista obecności z czytelnie wpisanymi nazwiskami i dodatkowymi danymi,
  • sprawozdania 8 komisji regulaminowych 3 działających np. podczas zebrania sprawozdawczo-wyborczego,
  • mandaty do głosowania (o ile uczestnicy głosują w taki sposób),
  • informacje o miejscu działania innych organów regulaminowych zebrania (Komisja Mandatowa, Skrutacyjna, Uchwał i Wniosków),
  • termin oddania protokołu/stenogramu.

Po spotkaniu protokolant powinien zebrać wszystkie dokumenty, które dołączy do stenogramu/protokołu. Przy długotrwałych zebraniach i konferencjach wszystkie dokumenty zebrania są umieszczane chronologicznie w formie skryptu. Miejsce odtwarzania nagrań i sporządzania skryptu powinno być usytuowane z dala od źródeł hałasu, w tym od miejsc spotkań i wizyt pracowników (pomieszczenia socjalne, np. stołówka). W niektórych firmach dopuszczalne jest sporządzanie skryptu w domu, w ramach tzw. pracy zdalnej. Przy odtwarzaniu nagrania pracownik może korzystać z urządzeń transkrypcyjnych, które przyspieszą proces wykonania maszynopisu.

Zagrożenia mające wpływ na bezpieczeństwo pracy człowieka

Z wykonywaniem zawodu stenograf-protokolant wiąże się ryzyko dla zdrowia typowe dla pracy administracyjno-biurowej, to jest: dolegliwości ze strony układu mięśniowo-szkieletowego, pogorszenie narządu wzroku z uwagi na pracę przy komputerze, rozwój zaburzeń psychosomatycznych związanych ze stresem, odpowiedzialnością i pracą pod presją czasu, a także pogorszenie narządu słuchu, który narażony jest na nadmierny hałas emitowany przez sprzęt biurowy, rozmowy, telefon itp. w pomieszczeniach o złych warunkach akustycznych, a także pracę w słuchawkach podczas odsłuchiwania nagrań z dyktafonu.

Wymagania psychofizyczne

Dla pracownika wykonującego zawód stenograf-protokolant ważne są:

w kategorii wymagań fizycznych

  • ogólna wydolność fizyczna,
  • sprawność narządu wzroku,
  • sprawność układu kostno-stawowego,
  • sprawność narządu słuchu;

w kategorii sprawności sensomotorycznych

  • ostrość wzroku,
  • ostrość słuchu,
  • rozróżnianie barw,
  • koordynacja wzrokowo-ruchowa,
  • spostrzegawczość,
  • łatwość przechodzenia z jednej czynności do drugiej,
  • zręczność rąk,
  • zręczność palców;

w kategorii sprawności i zdolności

  • zdolność koncentracji uwagi,
  • podzielność uwagi,
  • dobra pamięć,
  • uzdolnienia organizacyjne,
  • rozumowanie logiczne,
  • kreatywność,
  • współdziałanie i współpraca w zespole (grupie),
  • zdolność szybkiego i bezwzrokowego pisania na klawiaturze;

w kategorii cech osobowościowych

  • gotowość do pracy w szybkim tempie,
  • odporność na stres,
  • operatywność i skuteczność,
  • asertywność,
  • dokładność,
  • systematyczność,
  • odporność emocjonalna,
  • radzenie sobie ze stresem,
  • samodzielność,
  • samokontrola,
  • empatia,
  • dokładność,
  • obowiązkowość,
  • dyskrecja,
  • wytrzymałość na długotrwałą pracę w tej samej pozycji.

Więcej informacji znajduje się w sekcjach: 3.3. Kompetencje społeczne; 3.4. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu.

Wymagania zdrowotne

Praca w zawodzie stenograf-protokolant pod względem wydatku energetycznego należy do prac lekkich.

W tym zawodzie wymagane są:

  • prawidłowa wymowa umożliwiająca porozumiewanie się w środowisku pracy,
  • sprawność narządu ruchu, w szczególności dotycząca kończyn górnych,
  • sprawność umysłowa pozwalająca na wykonywanie obowiązków zawodowych,
  • dobry słuch i wzrok.

Przeciwwskazaniami do wykonywania zawodu są m.in.: wady wzroku i słuchu nie poddające się korekcji, wady wymowy utrudniające porozumiewanie się. Funkcjonowanie w warunkach ciągłego stresu, pod presją czasu, utrudnia pracę osobom z chorobami układu krążenia i układu nerwowego.

WAŻNE:

O stanie zdrowia i ewentualnych przeciwwskazaniach do wykonywania zawodu orzeka lekarz medycyny pracy.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.4. Możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie

Obecnie (2018 r.) do podjęcia pracy w zawodzie stenograf-protokolant wystarczające jest wykształcenie średnie. Przez pracodawców coraz częściej preferowane jest wykształcenie wyższe.

Tytuły zawodowe, kwalifikacje i uprawnienia niezbędne/preferowane do podjęcia pracy w zawodzie

Nie występują specyficzne wymagania w zakresie tytułów zawodowych, kwalifikacji i uprawnień wymaganych do podjęcia pracy w zawodzie stenograf-protokolant.

Podjęcie pracy w zawodzie stenograf-protokolant ułatwiają:

  • dyplom potwierdzający kwalifikacje zawodowe w zawodzie pokrewnym (szkolnym) technik administracji,
  • świadectwo potwierdzające kwalifikację AU.68 Obsługa klienta w jednostkach administracji, w pokrewnym zawodzie szkolnym technik administracji, lub
  • dyplom ukończenia studiów I lub II stopnia na kierunku np. administracja.

Dodatkowymi atutami przy zatrudnieniu na stanowiskach pracy w zawodzie stenograf-protokolant są m.in.:

  • suplementy Europass (w języku polskim i angielskim), wydawane na prośbę zainteresowanego przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne, lub uczelnie wyższe (w przypadku gdy posiada wykształcenie wyższe),
  • certyfikaty lub zaświadczenia potwierdzające nabycie kompetencji przydatnych do wykonywania powierzonych zadań zawodowych, np. obsługi urządzeń biurowych, urządzeń transkrypcyjnych, komputera i biurowych programów komputerowych, bezwzrokowego pisania na klawiaturze, znajomość terminologii prawniczej,
  • certyfikat znajomości języka obcego na poziomie co najmniej B2.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.2. Instytucje oferujące kształcenie, szkolenie i/lub potwierdzanie kompetencji w ramach zawodu.

Możliwości rozwoju zawodowego i awansu

Stenograf-protokolant może:

  • rozpocząć pracę od stanowiska stażysty, a następnie wraz z nabyciem doświadczenia zawodowego awansować na samodzielne stanowisko stenografa-protokolanta,
  • po nabyciu dalszego doświadczenia zawodowego, posiadając zdolności i umiejętności organizacyjne oraz umiejętność pracy z ludźmi – w dużej firmie awansować na stanowisko nadzorującego pracę małego zespołu pracowników,
  • po ukończeniu szkoły średniej i zdaniu matury rozpocząć studia na uczelni wyższej (np. na kierunku administracja) i uzyskać tytuł zawodowy licencjata lub magistra,
  • rozszerzać swoje kompetencje zawodowe poprzez kształcenie/szkolenie w zawodach pokrewnych,
  • doskonalić swoje umiejętności, uczestnicząc w branżowych szkoleniach.

Możliwości potwierdzania kompetencji

Obecnie (2018 r.) w zawodzie stenograf-protokolant nie ma możliwości potwierdzania kompetencji zawodowych w edukacji formalnej oraz nieformalnej.

Okręgowe Komisje Egzaminacyjne oferują możliwość potwierdzania kompetencji zawodowych przydatnych w zawodzie stenograf-protokolant, wchodzących w skład pokrewnego zawodu szkolnego technik administracji w zakresie kwalifikacji AU.68 Obsługa klienta w jednostkach administracji.

Uczelnie wyższe potwierdzają uzyskanie tytułu licencjata lub magistra kończącego proces kształcenia na kierunku np. administracja.

Więcej informacji można uzyskać w Bazie Usług Rozwojowych https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl oraz Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl

Osoba zatrudniona w zawodzie stenograf-protokolant może rozszerzać swoje kompetencje zawodowe w zawodach pokrewnych:

Nazwa zawodu pokrewnego

zgodnie z Klasyfikacją zawodów i specjalności

Kod zawodu

Kierownik biura

334101

Asystent dyrektora

334302

Asystent zarządu

334304

Technik administracjiS

334306

Technik prac biurowychS

411004

Partnerzy

Na skróty

 Przejdź na górę